Desde el equipo de Mi Director Financiero, nos ofrecen un práctico artículo para tener a raya la tesorería de nuestra tienda. Os transcribimos la primera parte, en la que nos cuentan las dos primeras formas de tener dinero en el banco: controlar a los proveedores y cobrar bien a los clientes:

 “Creemos que todas las empresas pueden ser económicamente

rentables. El desafío es conocer cómo conseguirlo para lograr

un crecimiento sostenible y la tranquilidad diaria de los

gerentes con su cuenta corriente”.

 Eduardo Flores

CEO de Mi Director Financiero

 

Primero: Control de Proveedores

 Para empezar, tienes que saber que la Ley te obliga a pagar a tus proveedores en un plazo máximo de 60 días. Esto quiere decir, que tú deberías de estar cobrando también en ese plazo, tanto de una empresa como de una Administración Pública (¿he oído risas?)

 La realidad es que esto no se cumple en muchas ocasiones y vemos clientes que pagan en plazos superiores a los 60 días. Qué decir de las Administraciones Públicas, morosos profesionales y crónicos de nuestro sistema financiero.  Pero lo que aquí estamos tratando es tu empresa o tu negocio así que tienes que tener esto en mente: 60 días como plazo máximo de pago a tus proveedores.

 

 

3 NORMAS BÁSICAS PARA CONTROLAR A TUS PROVEEDORES

 

1. Trata a tus proveedores al igual que quisieras que tus clientes te trataran a ti: esto quiere decir que tengas unas normas y acuerdos claros con ellos en cuanto a forma de pago y vencimientos.

 

2. Cuadra el pago a proveedores con el cobro de tus clientes: es decir, si tu cliente te paga a 60 días no pagues a los proveedores que tengan que ver con el trabajo realizado para ese cliente a 30 días pues esto afecta mucho a tu tesorería.

 

3. No admitas el recibo como forma de pago: ya sé que es muy cómodo pero si llevas escaso control de tus cuentas te creará mucha incertidumbre sobre lo que te va a llegar a tu banco para pagar. Elimínalo de tus formas de pago salvo en los casos en los que tu proveedor tenga más fuerza que tú y te lo imponga. Siempre que puedas, establece la transferencia como forma de pago. ¡Ah! Y realiza 1 pago al mes o 2 como máximo, así no estarán perdiendo tiempo continuamente entrando al banco, preparando transferencias y firmándolas. Hazlo todo de una vez para ahorrar tiempo.

 

 

Segundo: cómo cobrar bien a mis clientes

 CONSEJO 1

Cuando vayas a realizar gestión de cobro sé siempre muy prudente.

En el momento de reclamar un cobro pendiente hazlo de una forma educada y tranquila. Ten en cuenta que, cuando llamas o escribes a un cliente para reclamarle un pago, en cierto modo le estás diciendo que es un moroso y eso no le gusta a nadie. Puede ser, además, que el cliente haya pagado y por un error contable o de otro tipo la factura aparezca pendiente de pago cuando realmente el cliente ha pagado. Así que por prudencia, realiza una gestión de cobros calmada no vaya ser que el problema sea de tu empresa.

 

CONSEJO 2

Otra de las cosas que te tiene que quedar muy clara es que tu cliente tiene que pagar a sus proveedores por 10 pero en su banco solo dispone de 8 (y en la situación actual seguro que solo tiene 3 o 4.

Esto quiere decir que tu cliente pagará a aquella empresa que le dé más la lata. Sí, estás oyendo bien, tu cliente va a pagar al más pesado porque cuando tenemos a alguien reclamándonos pagos continuamente esto nos quita mucho tiempo y energías. Con lo cual si eres un pesado tendrás muchas más posibilidades de cobrar el resto.

 

CONSEJO 3

Tus clientes van a utilizar todas las técnicas posibles para no pagarte a tiempo. Puede ser que te digan la típica excusa de que no han recibido la factura, o que faltaba el número de pedido, que el precio estaba equivocado o cualquier otra excusa peregrina. Así que tu cometido es minimizar todos estos problemas para cobrar a tiempo y que la liquidez de tu empresa no se vea comprometida por el retraso en el pago de un cliente.

 

CONSEJO 4

En el apartado de proveedores te decía que intentes no tener proveedores que te paguen por recibo, para así tener el control de tu tesorería. Pues ahora te digo lo contrario: intenta cobrar por recibo a tus clientes. De esta forma, te aseguras el cobro en la fecha convenida y te ahorras mucho tiempo en la reclamación de impagos.

 

CONSEJO 5

Siempre es aconsejable tener un informe económico y financiero de tu nuevo cliente. En este tipo de informes, que te lo pueden ofrecer empresas como e-informa o Dun & Bradstreet, no solo podrás ver la solvencia de tu cliente sino el límite de deuda que es conveniente darle. Esto quiere decir que si en tu informe te dice que no le vendas a tu cliente por encima de 50.000 € lo que significa es que tu deuda viva no sea más de 50.000 €. Es decir, le puedes vender durante el año por valor de 200.000 € por ejemplo, pero que en ningún momento tenga una deuda contigo de más de 50.000 €.

 

 

CÓMO COBRAR A MI CLIENTE PASO A PASO

 

1. PASO. Firma del contrato: La gestión de cobro a clientes empieza con la firma del contrato. Cuando firmes el contrato con tu cliente asegúrate de que se ha estipulado la forma de pago de una forma clara y que se incluye en el mismo la persona de contacto en caso de problemas con el cobro. Deberás aparecer el nombre de esa persona, su e-mail y su teléfono directo.

 

2. PASO. Envío de la factura: Luego, está el momento de envío de las facturas o facturas. Cuando las envíes pídele a la persona que las recibe que te de conformidad de la factura. Es decir, que cualquier aspecto de la factura como fecha, precios, número de pedido si lo hubiera, o cualquier otro apartado está correcto y la factura entra en el circuito de pagos. Con esto vamos a intentar eliminar las excusas que posteriormente puedan utilizar los clientes para no pagarnos a tiempo.

 

3. PASO. Recordatorio de vencimiento: Una semana antes del vencimiento de las facturas de un determinado cliente, envíale un e-mail de recordatorio con las facturas que van a vencer, número de factura, fecha de vencimiento e importe.

Estos envíos lo podrías automatizar con tu ERP o con cualquier sistema de automatización de e-mails para no cargarte de trabajo en caso de que tengas muchos clientes.

 

4. PASO. Control semanal: Todos los lunes elabora un informe tanto para ti, si eres el director o gerente de tu empresa, como para los comerciales, de facturas vencidas y por vencer. Si tienes un ERP es fácil crear un informe sencillo. Si no, puedes prepararlo en una hoja Excel.

 

5. PASO. Impago de la factura: Bueno, y llega el vencimiento de la factura y tu cliente no atiende el pago. ¿Qué hacer? Si tu cliente no te ha pagado averigua la razón.

□   Si es una razón técnica del tipo “pedido erróneo” pues arregla el inconveniente e intenta conseguir que tu cliente te pague en el menor tiempo posible.

 

□   Si es por negligencia del cliente intenta solucionarlo de la mejor forma posible y que te pague cuanto antes. No te debe servir la típica excusa de que solo realizan un pago al mes y que ya te pagará el mes siguiente.

 

□   Si en el peor de los casos, el cliente está con problemas de liquidez, intenta negociar formas de pago alternativas: Lo más normal son pagos fraccionados. Averigua en el mercado si ese cliente está igualmente impagando a otros proveedores. En dicho caso, tienes que tomar cartas en el asunto y quizás ir a soluciones más drásticas como es un procedimiento monitorio. Un procedimiento monitorio es la vía civil de reclamación de pago de facturas más rápida y con menor coste.

 

 

Como veis, la materia es fascinante y está abordada de una forma muy amena y sencilla. En el enlace que os hemos puesto al principio del artículo podéis encontrar más información. También podéis contactar con Mi Director Financiero a través de la Asociación. En el próximo boletín reproduciremos la última forma de “tener más dinero en el banco”, así que, estad pendientes para averiguarlo.