Un asociado en módulos que tuvo que cerrar su negocio hace un par de meses nos contaba que no podía probar las pérdidas que la ley establece como requisito para solicitar el paro del autónomo porque su caja registradora era poco menos que una calculadora y no contaba con funciones de suministro de datos.

Si bien en España no es obligatorio el uso de una caja registradora ni la legislación determina qué tipología de caja utilizar, cualquier negocio que base su actividad en la venta al público necesita algún tipo de sistema con el que registrar las entradas y salidas de efectivo.

Hoy los sistemas de cobro son capaces de conectarse a la entidad bancaria para aceptar pagos con tarjeta o incluso de actualizar la base de datos del stock en almacén. La tecnología informática aplicada a la caja registradora es hoy casi imprescindible en la mayoría de negocios.

El Terminal Punto de Venta (TPV), también denominado POS (Point of Sale, en inglés) es un dispositivo usado en establecimientos comerciales para realizar gestiones de venta. Permite, entre otras cosas, realizar cobros con tarjeta de crédito o débito e imprimir tickets, gracias a los datáfonos, y controlar el inventario.

El término TPV tiene varias acepciones. En general, se puede decir que gestiona las ventas de un negocio o establecimiento gracias a una interfaz a la que acceden los vendedores. Se trata de un dispositivo compuesto de hardware y software que hace posible la impresión de tiques y facturas, la actualización del stock en la base de datos y el pago con tarjeta de crédito o débito.

Normalmente, cuando se habla de TPV se está haciendo referencia al datáfono, el “aparato que, por medio de una línea telefónica o inalámbrica, permite el pago con tarjetas de crédito o de débito”. Este dispositivo no solo agiliza los cobros, sino que también permite mayor seguridad en los pagos, mejor gestión de los recursos y mayor comodidad para el cliente, que ya no necesita llevar encima grandes sumas de dinero en efectivo.

La mayor diferencia entre un sistema POS y una caja registradora es la comunicación y la eficiencia. Un sistema POS registra la transacción y también proporciona un seguimiento en tiempo real de cada artículo que el cliente compra. Por ejemplo, si un cliente compra un perfume, el sistema POS registra la compra y la información tributaria. Una vez obtenida la información, ésta se almacena en una base de datos y podemos acceder a ellas cuando queramos.

Es más, el TPV no solo lleva el arqueo de caja y su cierre, sino que además se pueden hacer bases de datos de clientes e incluso ahorrarse la contabilidad con los gestores.

Contabilizar y ganar clientes. Parece que las ventajas son evidentes.

Pero la diferencia en la que queremos profundizar es que la caja registradora sólo emite tiques o facturas simplificadas, mientras que el POS permite la confección de facturas completas, y dispone de herramientas de confección de informes y suministro de información a Hacienda.

En 2017 La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) introdujo un nuevo sistema de suministro de información a Hacienda, el SII o Suministro Inmediato de Información, con el que pretende luchar contra el problema de la economía sumergida.

Conviene detenerse en el tipo de información que Hacienda necesita para entender la importancia de las cajas registradoras y qué implica utilizar un tipo u otro de caja:

Facturación y declaraciones del IVA

Como dijimos, en España, a diferencia de otros países como Austria, el uso de una caja registradora no está regulado por la ley. No obstante, el ente recaudatorio sí fija la obligatoriedad por ley de suministrarle toda la información necesaria para calcular las obligaciones tributarias.

Para determinar si un negocio ha de abonar o se le ha de reembolsar su aportación al IVA existen las declaraciones mensuales, las trimestrales y las anuales, cada una supeditada a unos supuestos específicos. En su gran mayoría, las pymes y los autónomos declaran trimestralmente sus ingresos y gastos en función del movimiento registrado en la caja registradora y anotado en el correspondiente libro de caja y en los libros registro. Las empresas que declaran por módulos no están obligadas a llevar libros contables pero sí a guardar las facturas ordenadas y sin saltos ni correcciones.

En el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, se especifica la obligación de expedir factura o justificante por la venta o suministro de bienes o servicios y de conservarlas (o su matriz) durante el plazo previsto en el Código de Comercio (6 años) para las empresas que tributan en el régimen de estimación directa. Solo están exentos aquellos empresarios o profesionales acogidos al régimen simplificado de IVA (régimen de estimación por módulos) o al régimen especial de recargo de equivalencia.

Desde el inicio de su aplicación el 1 de enero de 2013, esta nueva normativa introduce la factura simplificada, que viene a sustituir al tique de compra. Esta factura debe emitirse en aquellos casos que corresponda si el importe de la factura no excede los 400 euros con el IVA incluido o se trata de una factura rectificativa, pero también si la operación se inscribe en una serie de actividades especificadas en el Reglamento y no excede los 3 000 euros (IVA incluido). Se trataría de facturas por ventas o servicios en ambulancia, ventas o servicios a domicilio, servicios de hostelería y gastronomía, servicios de peluquería, aparcamiento de vehículos, etc.

Como se explica en el artículo 8 del mismo Reglamento, la factura puede emitirse en papel o en formato electrónico siempre y cuando cumpla los requisitos detallados en los artículos 6 y 7, que incluyen los datos fundamentales como la fecha, el número, el tipo impositivo, etc.

Para conocer los detalles de las obligaciones de facturación para empresarios, podemos dirigirnos a la publicación del Boletín Oficial del Estado.

Esto convierte a las cajas registradoras y TPV en las herramientas que permiten tanto llevar un orden de los ingresos y los pagos como emitir facturas o comprobantes de venta o prestación de servicios acorde con la ley, por lo que es esencial informarse adecuadamente de las obligaciones de facturación para decantarse por el medio más adecuado con el que registrar pagos y cobros y emitir comprobantes. Como se ha dicho, no hay obligación escrita que fije el uso de una caja registradora, por lo que, en teoría, también podrían gestionarse las ventas con un talonario y una caja fuerte. Sin embargo, si la empresa hace frente a operaciones de cierto volumen y ha de emitir facturas o facturas simplificadas, son otros los factores que hay que tener en cuenta.

Suministro Inmediato de Información

Desde el 1 de julio de 2017 las empresas que declaran su IVA mensualmente pueden hacer llegar la información de sus libros registro a la Agencia Tributaria de forma telemática. Se trata de una medida introducida con el fin de agilizar los procesos para estas empresas al tiempo que trata de vencer al fraude, puesto que la llegada de los datos en formato electrónico desde diversas fuentes (tanto de la empresa en sí como de sus proveedores o socios) facilita el cotejo de datos, tanto a la empresa como a Hacienda. Esto permite corregir posibles errores antes de que se produzca la liquidación del impuesto a final de mes.

Las empresas que declaran mensualmente el IVA son las grandes empresas con una facturación superior a los seis millones de euros, los grupos de entidades y los negocios inscritos en el REDEME, un régimen al que también pueden acogerse las pymes si no tributan en el régimen simplificado.

Como explica la Agencia Tributaria en su página informativa, con el SII se introduce un formato de suministro de los registros de facturación que componen los libros registro del IVA a través de la plataforma que la Agencia Tributaria pone a disposición de los sujetos pasivos en su web. También puntualiza que no se trata de hacer llegar las facturas en sí. Con este procedimiento desaparecen los formularios 340 y 347 y la liquidación se agiliza enormemente.

El fraude del software de doble uso

Pero la digitalización de las cajas registradoras y el uso del POS no es garante de la de fidelidad de los datos.

El software de doble uso viene a ser la versión moderna e informática del fraude clásico de la doble contabilidad o la manipulación de pesos. Consiste en el empleo de técnicas para la ocultación de ventas, prácticas que, según los técnicos de Hacienda, menudean en actividades como el comercio, hostelería y restauración o despachos profesionales, y por lo común en sociedades que han alcanzado un cierto tamaño y no tanto en los negocios pequeños. Los defraudadores evaden así parte de la tributación del IVA y del impuesto de sociedades o el IRPF en su caso. Para los autónomos o empresas de más reducido tamaño es un procedimiento que no tiene interés, porque se suele tributar por el sistema de módulos.

Existen programas informáticos de gestión convencionales que disponen de opciones que pueden ser usadas fraudulentamente para distraer parte de las ventas y llevar dos contabilidades: una irreal y en la que se basa la tributación y otra auténtica y opaca al Fisco con la que el empresario o administrador dispone de la información sobre la verdadera dimensión del negocio. Los dispositivos permiten filtrar, eliminar, duplicar o añadir falsos registros para el blanqueo de dinero, así como reconstruir la facturación eliminando las pruebas de las ocultaciones.

Las Unidades de Auditoría Informática de la Agencia Tributaria han intensificado la persecución de este tipo de fraudes siguiendo pistas como la existencia frecuente de grandes desfases entre lo facturado mediante tarjetas de crédito y en metálico. Lo común es que se oculte sistemáticamente parte de las ventas en metálico. «Hacienda conoce los ratios de uso de tarjetas de crédito respecto al total de ventas en los distintos sectores», explica un documento de la Agencia Tributaria sobre sus actuaciones relacionadas con el software de doble uso. Y añade citando un ejemplo: «Despierta sospechas que el 90% de lo que se vende en una tienda de modas se pague con tarjeta, cuando sus competidores próximos declaran cobrar por tarjeta sólo el 60%».

Como ya os informábamos en el boletín del pasado mes de octubre, el anteproyecto de ley de lucha contra el fraude fiscal que el Gobierno está tramitando establece un régimen sancionador con multas “fijas” de 50.000 euros por ejercicio para los autónomos, comercios y empresas que dispongan del ‘software de doble uso’ que permita desviar a una caja B las ventas e ingresos. Además, las empresas que fabriquen o comercialicen este tipo de programas se enfrentarán a sanciones que ascienden a 150.000 euros. Hacienda estima que la cantidad que se oculta al fisco a través de estos programas se eleva a 200.000 millones de euros.