Para muchos de nosotros  supone una obligación más que engorrosa, pero los inventarios son necesarios porque el legislador lo exige y sobre todo, porque ayudan a estimar el valor de nuestra empresa

Definición de inventario

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de una empresa. Sirve para comprobar cuáles son los elementos que componen el patrimonio de un negocio en un momento determinado.

Gracias al inventario se pueden corregir posibles errores anotados en los registros de entradas y salidas. Las tres funciones principales del inventario son:

  1. Es la base de las cuentas anuales.
  2. Sirve para detectar posibles pérdidas por robo, mermas, etc.
  3. Con él se pueden corregir posibles errores registrados en la contabilidad de existencias.

¿Quién tiene que hacer inventario?

Una de las primeras obligaciones legales de cualquier empresario (ya sea una persona física o jurídica) es la gestión de la contabilidad, y para cumplir con ello es imprescindible realizar un inventario para poder conocer correctamente la situación de las existencias.

Las pymes, al ser personas jurídicas, tienen la obligación de llevar la contabilidad de acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio y a proceder a la legalización de los libros obligatorios en el Registro Mercantil. Los trabajadores autónomos, por su parte, deben llevar la contabilidad pero no están obligados a legalizar los libros contables, ni a presentar las cuentas anuales.

Aunque es recomendable llevar la contabilidad aunque no se esté obligado a ello. Solo así conseguirás tener una visión clara de la situación financiera de tu empresa.

Pero ahora vamos a dejar de lado otros aspectos más técnicos y vamos a centrarnos puramente en el control de almacén:

El inventario físico

Consiste en verificar las existencias de materiales, equipo, muebles e inmuebles con los que cuenta la empresa. Como mínimo, debe llevarse a cabo una vez en cada ejercicio, para comprobar si las cantidades registradas en la base de datos coinciden con la cantidad física real que hay en los almacenes. Una vez se sepa la cantidad física, esta debe registrarse en la contabilidad. En definitiva, se trata de hacer un recuento: hay que contar y anotar todos y cada uno de los bienes o mercancías de la empresa para comprobar y ajustar las diferencias detectadas por causa de deterioros, pérdidas y/o robos.

Hay que ser extremadamente cuidadoso. No se debe olvidar que el inventario es un mecanismo de control: para poder corregir la contabilidad, no puede incluir errores. De lo contrario, estarás comparando una lista supuestamente errónea con otra inexacta y obtendrás dudosos resultados.

Al hacer el inventario no olvides incluir las mercancías en tránsito; aquellas que ya han sido pagadas pero aún que no se encuentran físicamente en el almacén.

Plazo, personal, método

No existe un momento obligatorio para la realización del inventario, más bien dependerá de la organización interna de la empresa, de la funcionalidad y, en algunos casos también, de la temporalidad. Es aconsejable, no obstante, realizar como mínimo un inventario anual.

Esto no significa que la legislación de total libertad al empresario sobre el momento en que debe realizar el inventario. Como mencionamos anteriormente, el empresario tiene cuatro meses, contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio, para elaborar los libros contables. Y, como en la mayoría de los casos el cierre del ejercicio coincide con el año natural, el plazo suele empezar a contar a partir del 31 de diciembre y se extiende hasta el 30 de abril. Normalmente, tiene sentido llevar a cabo un inventario físico cuando la lista de pedidos en espera no es muy amplia o cuando los almacenes están poco abastecidos.

En el caso del comercio minorista, por ejemplo, tendría sentido realizar el inventario justo después de la campaña de Navidad pues ya se ha dejado atrás el estrés de esas fechas y gran parte de hpw las existencias se han vendido. Hay que tener en cuenta, no obstante, que realizar un inventario mientras el negocio está abierto a la clientela es prácticamente imposible. Imagina que durante el conteo de productos un cliente toma un artículo de la estantería donde estabas llevando a cabo el inventario. Esto llevaría al traste todo tu trabajo y te obligaría a empezar de nuevo. Por este motivo, los inventarios se llevan a cabo siempre durante las horas o en los días en los que el negocio se encuentra cerrado. Muchas tiendas, de hecho, cesan su actividad por completo durante uno o dos días para hacer un inventario, por lo que el verano es un buen momento.

¿Cuántos días y horas necesitarás para hacer el inventario? Para el cálculo del tiempo que emplearás en llevar a cabo esta tarea es mejor que seas generoso. De lo contrario, te quedarás sin tiempo y tus ayudantes deberán realizar horas extras, con el riesgo que esto implica sobre el resultado.

Si tienes empleados, deberás planificar al personal con suficiente antelación. Es muy probable que tengas que contratar a alguien para que te eche una mano con el inventario, con las ventajas e inconvenientes que esto entraña. Por un lado, supondrá un aumento de los costes, pero cuanto más personal trabaje en el inventario, más rápido se efectuará.

Puede ser beneficioso formar equipos de dos personas porque mientras una persona cuenta la otra puede anotar, acelerando así el trabajo.

Antes de empezar con el inventario propiamente dicho, debes ordenar y limpiar el almacén y las zonas de trabajo para que el recuento no se alargue demasiado. Los días previos a la fecha elegida ocúpate no solo de ordenar sino de agrupar productos en lugares determinados y de estructurarlos. Mientras haces esto, puedes comprobar el etiquetado para que durante el inventario todos los artículos estén correctamente identificados.

Las listas de inventario son uno de los elementos más importantes con los que debes contar: puedes elaborarlas tú mismo, comprarlas o descargarlas gratuitamente de Internet.

Un dato importante que debes tener en cuenta es que el personal que va a llevar a cabo el recuento no puede conocer el stock objetivo. Pues podrían producirse errores para hacer coincidir el resultado con la cantidad supuesta. También ha quedado demostrado que el procedimiento es más efectivo, si haces el recuento contando de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Cuando se haya realizado el recuento de un grupo de artículos, deberás marcar claramente esa área para que no haya equivocaciones.

Después del inventario ¿qué ocurre?

El resultado de llevar a cabo el ejercicio de inventario es el inventario propiamente dicho. La probabilidad de encontrar errores, al comparar los resultados de este con los que estaban anotados en los libros, es muy alta. Especialmente para aquellos artículos de poco valor que pueden haberse extraviado o roto sin que ningún empleado haya tomado nota de ello. A veces, al anotar mal la entrada de mercancías, figuran cantidades mayores a las que existen realmente. Las diferencias de inventario se corrigen finalmente en la contabilidad, se incluyen en la cuenta de pérdidas y ganancias y se reflejan en el balance general.

Recuerda que tienes la obligación legal de conservar los documentos contables durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. El artículo 30 del Código de Comercio señala que deberás guardar ordenadamente los libros, la correspondencia, documentación y justificantes de tu negocio. Aunque lo cierto es que Hacienda establece un período de conservación menor, en concreto de 4 años, ya que este es el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias.

En principio, se considera que el resultado del inventario realizado tiene más autoridad que lo que figura en los libros. Las diferencias pueden deberse a cambios en la cantidad no reconocidos (por ejemplo, por pérdida o por robo). Anota los déficits al final del inventario.

Fuente: Ionos

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